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POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES DE ESCANDON S.A.S.

GENERALIDADES

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales, empleados y terceros.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física, mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y terceros.

La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

OBJETIVO GENERAL

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes ESCANDON CONSTRUCTORES SAS ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

DEFINICIONES

Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
Base de datos: conjunto de datos personales.
Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza que pueda asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Datos Biométricos: Por definición común, los datos biométricos son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población. Aquellos sistemas informáticos en los que se mide algún dato biométrico, como parte del proceso de identificación y/o autentificación de un sujeto, son conocidos como sistemas de seguridad biométrica o simplemente sistemas biométricos.

La siguiente lista son algunos ejemplos de datos biométricos:

Huellas dactilares
Geometría de la mano
Análisis del iris
Análisis de retina
Venas del dorso de la mano
Rasgos faciales
Patrón de voz
Firma manuscrita
Dinámica de tecleo
Cadencia del paso al caminar
Análisis gestual
Análisis del ADN
Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de dos mil doce (2012) por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos; las Áreas, Unidades, etc. deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información está sujeta a Tratamiento por parte de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para asegurar el cumplimiento de este principio, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. implementará los desarrollos pertinentes.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Parágrafo: En el evento que se recolectan datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
Derecho a ser informado por ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con ESCANDON CONSTRUCTORES SAS., para lo cual la compañía en ayuda de la Gerencia de Informática y Tecnología, se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

Parágrafo Primero: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

Parágrafo Segundo: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

DEBERES QUE TIENE ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Alguno de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de los sitios web de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. entre otros.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
La compañía debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web, la Línea de Servicio al Cliente y las oficinas de Servicio al Cliente.
La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de dos mil doce (2012).

CASOS EN LOS CUALES ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a ESCANDON CONSTRUCTORES SAS.
A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a ESCANDON CONSTRUCTORES SAS.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.

FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS
Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

En relación con lo anterior, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. podrá ejecutar las siguientes acciones:

Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

Para efectos de la presente política se entenderán como DATOS PERSONALES INDISPENSABLES para el desarrollo del objeto social los siguientes:

Para el TRABAJADOR Y/O CONTRATISTA:

Los datos personales sobre el trabajador y/o contratista que ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. debe recolectar por orden legal y en virtud de su condición de empleador y/o contratante de determinados servicios. A título enunciativo: nombres, apellidos, documento de identidad, dirección de residencia, correo electrónico, afiliación a salud, afiliación a pensiones, experiencia laboral, etc.
Hoja de vida y soportes correspondientes.
Datos personales que se generen en razón de la ejecución de los contratos laborales o de prestación de servicios.
Los datos personales contenidos en las grabaciones de las cámaras de seguridad.
Resultados de pruebas de aptitud y salud ocupacional.

Tratamiento de datos antes de la relación contractual.

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

Cuando ESCANDON CONSTRUCTORES SAS contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Tratamiento de datos durante la relación contractual.

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre ESCANDON CONSTRUCTORES SAS y el empleado.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a ESCANDON CONSTRUCTORES SAS evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Por servicios externos que ESCANDON CONSTRUCTORES SAS pueda requerir, en el Tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.

Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
Fines estadísticos o históricos

Para el PROVEEDOR:

Los datos personales del proveedor que ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. debe recolectar a efectos de realizar pagos, consultas y solicitudes entre otras acciones comerciales. A título enunciativo:
Personas Jurídicas: Razón social, Registro Único Tributario (RUT), Certificados de Existencia y Representación, Identificación del Representante Legal, Numero de Cuentas, Correo electrónico, etc.
Personas Naturales: nombres, apellidos, documento de identidad, dirección de residencia, correo electrónico, certificado de experiencia, etc.

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a ESCANDON CONSTRUCTORES SAS por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:

Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y post-contractual.
Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas
Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

Cuando ESCANDON CONSTRUCTORES SAS entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. ESCANDON CONSTRUCTORES SAS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

Para los ACCIONISTAS

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía;
Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad;
Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas

GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.

En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por ESCANDON CONSTRUCTORES SAS.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no transmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con ESCANDON CONSTRUCTORES SAS, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que ESCANDON CONSTRUCTORES SAS no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

PROCEDIMIENTO

Procedimiento para la solicitud de datos personales: ESCANDON CONSTRUCTORES SAS informará previamente a los titulares los datos personales que se requieren y el motivo por el cual se solicita la información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con las actividades de su objeto social y que se derivan de ella.

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. podrá solicitar al titular su autorización para el uso de sus datos indispensables para la remisión de información opcional correspondiente a servicios adicionales en ofertas laborales, etc.

En lo correspondiente al modo de obtener la autorización, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. recolectará la información correspondiente a datos personales de manera escrita o cualquier medio electrónico a través de los formatos y textos que se establezcan para el efecto.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
Datos recopilados
Finalidades del tratamiento
Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
Información sobre recolección de datos sensibles
Solicitud de datos personales para clientes: ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. implementará en la factura un texto, formato y/o autorización en la cual el cliente autorice de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados directamente con la actividad económica desarrollada por ESCANDON CONSTRUCTORES SAS.
Solicitud de datos personales para trabajadores y/o contratistas: ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. implementará en los contratos laborales y/o de prestación de servicios un texto, formato y/o autorización con el fin de autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato correspondiente, lo que incluirá la autorización de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular.

El texto, formato y/o autorización también incluirá la autorización de que algunos de los datos, puedan ser entregados a terceros con los cualesESCANDON CONSTRUCTORES SAS. tenga tareas tercerizadas las cuales en todo caso se limitarán en el uso que estos terceros le puedan dar a los datos.

Solicitud de datos personales para proveedores: ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. implementará en los contratos civiles y/o comerciales un texto, formato y/o autorización con el fin de autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato correspondiente, lo que incluirá la autorización de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular.

El texto, formato y/o autorización también incluirá la autorización de que algunos de los datos, puedan ser entregados a terceros con los cuales ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. tenga tareas tercerizadas las cuales en todo caso se limitarán en el uso que estos terceros le puedan dar a los datos.

Procedimiento de almacenamiento de información de datos personales: ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. adoptará medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

De igual forma, la implementación de estas medidas, permitirá la conservación de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular.

Procedimiento para el uso y circulación de información
Transferencia de datos personales: Para el evento en los cuales terceros ajenos a CESCANDON CONSTRUCTORES SAS. requieran validar, rectificar o confirmar información correspondiente a los datos personales de los titulares contenidos en las bases de datos de la compañía, se requerirá para el suministro de la información la autorización previa y expresa del titular para que opere la transferencia.

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. se abstendrá de usar la información proporcionada por los titulares para fines de comercialización diferente a sus programas y servicios específicos.

Transmisión de datos personales: ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. en consideración a la naturaleza de sus vínculos comerciales y administrativos con compañías de carácter internacional, entidades gubernamentales internacionales, y agencias de cooperación internacional, etc. y exclusivamente dentro de las finalidades mencionadas para la recolección de la información, podrá transmitir información correspondiente a los datos personales de los titulares en razón de dar estricto cumplimiento a sus fines comerciales. Para lo anterior, en el formato, texto y/o documento correspondiente se incluirá la autorización expresa y previa del titular.
Procedimiento para el trámite de reclamos o solicitudes: Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a ESCANDON CONSTRUCTORES SAS., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El solicitante recibirá una respuesta por parte de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para consultas: La Política de manejo de la información personal por parte de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrá ser consultados a través de los siguientes medios:
CONCIERTO INMOBILIARIO S.A.S.: www.conciertoinmobiliario.com.co
Servicio al cliente de las oficinas de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS.: Calle 74 N. 15 – 80 Interior 1 Oficina 605 Bogotá D.C.

Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo, elevando una petición escrita a la siguiente dirección: Calle 74 N. 15 – 80 Interior 1 Oficina 605 Bogotá D.C., Colombia. O mediante el sitio web www.escandonconstructores.com

Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

Razón social: ESCANDON CONSTRUCTORES SAS.

NIT: 901316556-9

Domicilio principal: Antonia Cl 49 # 70 34

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la oficina de Atención al Cliente a través de una petición escrita a las oficinas de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. o mediante el sitio web www.escandonconstructores.com

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Eventualmente, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los siguientes:

Razón social: ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. NIT:-

Domicilio principal: Antonia Cl 49 # 70 34

SEGURIDAD

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. pone en conocimiento de los USUARIOS que ha adoptado las medidas de índole técnica y organizativas reglamentariamente establecidas, que garantizan la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén expuestos.

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. se compromete a cumplir con el deber de secreto y confidencialidad respecto de los datos personales contenidos en el fichero automatizado de acuerdo con la legislación aplicable, así como a conferirles un tratamiento seguro en las cesiones y transferencias internacionales de datos que, en su caso, puedan producirse.

PERÍODO DE VIGENCIA DE LOS DATOS

Los datos personales de los usuarios permanecerán en nuestra base de datos durante el plazo necesario para cumplir los usos y finalidades descritos en las Políticas de Privacidad o en los Términos y Condiciones.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 31 de enero de 2018 y entra en vigencia a partir del día 01 de febrero de 2018. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará mediante el sitio web www.escandonconstructores.com

AVISO DE PRIVACIDAD

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS

NIT. 901316556-9

DOMICILIO: Antonia Cl 49 # 70 34

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. y/o por terceras personas; f) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; g) Soportar procesos de auditoría interna o externa; h) Registrar la información de empleados y/o jubilados (activos e inactivos) en las bases de datos de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.

ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontraten con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:

De conformidad con la ley 1581 de 2012 en cualquier momento Usted podrá: a) Conocer, Actualizar y Rectificar sus datos personales, b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, c) Ser informado previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley, e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de un dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, f) Acceder en la forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Podrá ser consultada en la siguiente dirección: www.escandonconstructores.com, Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.escandonconstructores.com

En el evento que se recolectan datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

El área de atención al cliente de ESCANDON CONSTRUCTORES SAS. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en la sección de procedimientos de la política de manejo de información y datos personales. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo, mediante la página www.escandonconstructores.com

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